Időnként felmerülnek félreértések, ezért jobb előre tisztázni, mi az amit vállalunk egy rendezvényen.
Az időmérés alapszolgáltatás részét képezi:
– technikai eszközök biztosítása
– kezelő személyzet biztosítása
– időméréshez szükséges anyagok előkészítése (chipek, rajtlisták, konfiguráció, …)
– eredmények közzététele helyszínen és interneten
– eredménylisták készítése előre egyeztetett formátumban
– közreműködők kiszolgálása az időmérésből származó adatokkal (pl. szpíker, bírók)
Alapvetően a rendező feladata: (az időmérővel egyeztetve)
– információk átadása: időpont, helyszín, hivatalos végleges kiírás, nevezési lista
– célterület kialakítása: munkára alkalmas környezet megteremtése, minimálisan az időjárás és illetéktelen személyek ellen védett, számítógépek üzemeltetésére alkalmas, árammal ellátott hely biztosítása. A reggeltől estig dolgozó személyek emberi szükségleteiről gondoskodás sem utolsó szempont, de legalább jó előre tudni, hogy lesz-e (kaja, pia, budi, hideg-meleg-por-sár – és egyéb környezeti ártalmak elleni védelem).
– versenyközpont üzemeltetése: rajtszámok kiadása, illetve az erre való felkészülés megfelelő listák előre elkészítésével, a kiadandó anyagok előkészítésével; helyszíni nevezők, módosítások kezelése, információ átadása az időmérőknek (felírom papírra – elteszem – hazamegyek: ez nem jó megoldás!); eredménylisták kifüggesztése; információk begyűjtése, adása az érdeklődőknek; irodaszerek (toll, papír, ragasztó, esetleg nyomtató, hosszabbító, …) biztosítása
Plusz szolgáltatások, melyek előre egyeztetést, és többlet ráfordítást (időt, pénzt) jelentenek:
– Célterület kialakítása: sátor, áram, célvonal, nehéz megközelíthetőség (pl. sár, lezárt terület) esetén be- és kijutás megoldása, valamint a fentebb felsoroltak
– Versenyközpont feladatainak elvégzése: lásd fent
– Nevezési listák rendezése, javítása, emailekből összerakott, webshop-os, és egyéb, nem megfelelő nevezési rendszerből érkező listák esetén. Ide értve a licensz ellenőrzést, főleg, ha nincs friss szövetségi licensz lista.
– Sürgősség: Az előnevezést általában a verseny előtti hétfőn le kell zárni, hogy legyen idő a listákat előkészíteni, rajtszámot gyártatni, postázni, rajtcsomagot előkészíteni, stb. De ha még péntek délben sem kapok rajtlistákat a hétvégi 5 versenyre, mikor fogom az adatokat betölteni a gépekbe? Péntek éjjel, szombat hajnalban, rajt előtt kapkodva?
– Nyomda üzemeltetés: nyomtatás több tucat példányban, mindenféle célokra, amik nem függnek össze az eredmények közzétételével (rajtlista, ellenőrző lista, bemondónak lista, irányjelző tábla, versenykiírás, …)
– Információs pult üzemeltetése: amikor a rendezvény első útbaeső helyén, az időmérőknél kérdezi meg több száz ember, hogy hol a nevezés, hol a wc, hol a ruhatár
– Futár szolgáltatás: az egymástól távol helyezett nevezés-cél-eredményhirdetés háromszögben rohangálni az információkkal egész nap
– Több mint egy tucat helyszíni nevező adatainak kézi bevitele
– Irodaszerek és egyéb kellékek kölcsönzése
– Indokolatlanul korán érkezés csak azért, mert a rendező úgyis ott van, és reggel 7-től írta ki a kezdést
– Indokolatlanul sokáig a helyszínen lenni, mert nincs szintidő, és az utolsó ember egy órával az utolsó előtti után jön be a kocsmából
– Telefonos ügyfélszolgálat: A verseny előtti hetekben, hét közben, naponta többször egyeztetni a rajtszámokról, nevezésről, számlázásról, stb. Ilyen szolgáltatások igénybe vehetők külön, erre szakosodott vállalkozótól, az időmérésnek nem részei.
Egyéb “kedvességek”, amiket felár ellenében SEM szeretnénk vállalni:
– Fájdalomküszöb feletti hangerővel üvöltő hangfalak a cél mellett – súlyosbítva a süket DJ által játszott lakodalmas zenével
– Zsúfolt parkolóban kialakított célterület: nem kívánunk küzdeni a ‘mindenhez jogunk van’ autósokkal, és a járó motorral várakozók gázainak elszívása is teljesen kívül esik vállalkozásunk keretein.
– Oldjunk meg mindent magunk, ami fentebb fel van sorolva, de nem lett egyeztetve, mert a rendezőnek más dolga van, és emberei sincsenek
– Eltérés a versenykiírástól az utolsó nap, ráadásul nem is szólnak róla
– Reggel 6-tól este 6-ig dolgozzunk (plusz utazás), anélkül, hogy egyszer megkérdeznék, hogy minden rendben van-e, esetleg kérünk-e egy pohár vizet. Nem kérünk külön vip ellátást, de azért van egy elvárt emberi minimum.
– Meg általában nem szeretjük, ha nem becsülik a munkánkat. Mindenki gondoljon ide amit akar. Technikai problémák esetén – miközben mindent megteszünk a kijavításáért – becsmérlő szavak, fenyegetőzés; hibás eredmény, vagy annak kijavítása után a becsületesség megkérdőjelezése; “fizettünk nekik, bármit elvárhatunk” hozzáállás, stb.
Fenti körülmények előfordulása esetén a szolgáltatás felfüggesztése, vagy azonnali felmondása is felmerülhet.
(A fenti példák és a valóság közötti összefüggés nem a véletlen műve)